Ein wichtiges Thema ist heutzutage das Zeitmanagement (auf Neudeutsch: Time Management).
Eigentlich müsste man richtiger Weise dazu eher Prioritätenmanagement sagen, denn wenn es darum geht, mit der gegebenen Zeit sinnvoll umzugehen, dann müssen wir uns zunächst überlegen, was wir eigentlich wollen. Es geht im Wesentlichen um die Kombination von Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Dem amerikanischen Präsident Dwight David „Ike“ Eisenhower, der sich im Zweiten Weltkrieg als besonders wichtiger und erfolgreicher General gezeigt hatte, wird die „Erfindung“ der Eisenhower Matrix zugeschrieben. Es handelt sich um eine Strategie des Zeitmanagements, mit dem er sehr effizient seine Zeit so einteilen konnte, dass er den maximalen Nutzen daraus erzielte. Auch seine Mitarbeiter soll er in dieser Methode unterrichtet haben.
Ob das stimmt oder nicht sei dahingestellt. Die Eisenhower Matrix ist auf jeden Fall ein hochwirksames Zeitmanagement-Tool, das Ihnen dabei hilft, mit der Unmenge an Aufgaben, die Sie erledigen sollen, fertig zu werden.
Und so sieht sie aus:
Wie Sie sehen, besteht das Eisenhower-Zeitmanagement-Modell aus vier Bereichen.
- In den Bereich A fallen alle Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch dringend sind.
- In den Bereich B fallen alle Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind.
- In den Bereich C fallen alle Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind.
- In den Bereich D fallen jene Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.
Jetzt lade ich Sie zu einer Übung ein, von der Sie ab sofort deutlich profitieren können:
Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die sie zu tun haben (eine ABC-Liste eignet sich hervorragend dafür). Dann überlegen Sie sich für jede Aufgabe, in welches Feld sie gemäß der oben abgebildeten Zeitmanagement-Matrix fällt. Schreiben Sie je nachdem A, B, C oder D dazu.
Nun gehen Sie folgendermaßen vor:
Alle A-Aufgaben erledigen Sie zuerst.
Das ist klar, da haben Sie keine Wahl. Aber bitte überlegen Sie, ob die Aufgaben, die Sie diesem Bereich zugeordnet haben auch wirklich dringend sind. Dringend und wichtig bedeutet: wenn Sie es nicht binnen 24 Stunden erledigt ist, dann hat es schlimme Konsequenzen zur Folge.
Beispiele:
- Sie fahren mit dem Auto. Plötzlich läuft ein kleines Kind unvermutet auf die Straße. Sofort bremsen, dringender und wichtiger geht es gar nicht mehr!
- In Ihrem Badezimmer gibt es einen Wasserrohrbruch. Wasser tritt aus, Sie können es nicht stoppen. Installateur rufen!!!
- Ihr wichtigster Kunde will eine umfangreiche Bestellung aufgeben, an der Sie gut verdienen würden. Er braucht aber ein entsprechendes Angebot innerhalb der nächsten zwei Stunden, sonst wird der Auftrag anderweitig vergeben.
- Sie haben nun schon zum dritten Mal vergessen, die Stromrechnung zu bezahlen. Wenn Sie das nicht unverzüglich tun, wird der Strom abgeschaltet.
Dann kommen alle B-Aufgaben an die Reihe.
Bitte überlegen Sie genau, was für Sie wirklich wichtig ist. Es muss zwar nicht unbedingt sofort sein, wenn Sie es aber nicht rechtzeitig erledigen wird es bald zur Kategorie A. Denn dann könnten Sie nur noch reagieren, ein überlegtes Handeln ist kaum noch möglich.
Wichtig: Der B-Quadrant bringt Sie im Leben weiter und er gibt Ihrem Leben Sinn.Wenn Sie dem aber zuwenig Beachtung schenken, sinken Sie abends erschöpft vor den Fernseher und fühlen Sie sich unzufrieden und frustriert. Burnout droht!
Beispiele:
- Gesundheitsvorsorge,
- Kontakt zur Familie, Pflege des Freundeskreises,
- Aus- und Weiterbildung,
- Urlaubsplanung (ja, Sie müssen sich auch erholen!),
- Arzt- und Zahnarztbesuche,
- regelmäßig Sport betreiben,
- neuen Job suchen
Die C-Aufgaben
…..delegieren Sie wenn möglich.
Die sind zwar dringend, meistens aber nur für die Anderen. Oft sind sie nur deswegen dringend, weil irgendjemand etwas dringend braucht und von Ihnen will, dass Sie es für ihn erledigen. Überlegen Sie: hat es für mich schlimme Folgen, wenn ich es nicht selbst und gleich erledige? Bei Ja ist es kein C-Task, sondern A. Bei Nein können Sie es ruhig delegieren, bzw. verschieben, weil macht nichts.
Die D-Aufgaben
können Sie getrost vergessen. Kein Hahn wir je danach krähen, glauben Sie mir.
Beachten Sie: wie oben erwähnt, müssen Sie zuerst eine ToDo – Liste anfertigen, damit Sie einen Überblick haben, was alles zu tun ist. Wenn Sie das nicht tun, dann ist es dasselbe wie mit dem Holzfäller, der keine Zeit hat, seine Axt zu schärfen, weil er noch so viele Bäume zu fällen hat.
Also: zuerst ToDo-Liste, dann Zeitmanagement nach Eisenhower und erst dann an die Arbeit. Dann sind Sie effektiv, effizient und schneller.
Wünsche frohes Schaffen!